Les 7 piliers business de la productivité - #042

Les 7 piliers business de la productivité - #042

Dans nos jobs d'entrepreneur, manager ou de dirigeant on a toujours une difficulté majeure pour bien gérer notre temps.

Pourtant cette difficulté n'est pas unique et dépend des piliers du temps que je te présente aujourd'hui avec un moyen de s'en sortir à la fin!

Peu importe ton job ou ton business, ta productivité et ta réussite dépendent des 7 piliers du temps.

Et peu importe ton job ou ton business, c'est la structuration et l'amélioration continue de ces piliers qui t'amènera à maîtriser ton temps et mener ton chemin vers la réussite.

#1 - Vision et Objectifs

Il s'agit de la constitution de la destination de ta vie (professionnelle et personnelle) et de la réussite dans ton business.

Comment prépares tu ta vision et tes objectifs?

  • Je me laisse porter par les événements de la vie
  • Je dispose d'une liste d'objectifs que je crée au fil de l'eau
  • Je réalise une liste priorisée d'objectifs dans mon activité
  • Je dispose d'une vision précise de ce que je souhaite réaliser de ma vie personnelle et professionnelle
  • Mes objectifs personnels et professionnels sont déclinés depuis la vision de ma réussite et revus à intervalle régulier

#2 - Gestion de l’Agenda

Il s'agit du premier outil de gestion de ton temps après avoir défini ta vision et tes objectifs.

Voici les différents niveaux de maîtrise où tu peux situer ta productivité:

  • Tu utilises ton agenda pour suivre tes rendez vous et tes réunions
  • Tu intègres dans ton agenda des tâches prioritaires chaque jour
  • Tu bloques des créneaux dans ton agenda pour toi et tes passages à l'action
  • Tu prévoies tes créneaux et les thématiques de tes passages à l'action
  • Ton agenda contient des créneaux pour les passages à l'action liés à tes zones de responsabilités (et de production) et les rendez vous clients. Le reste est vierge pour favoriser ta créativité et ton épanouissement personnel.

#3 - Liste de Tâches (Todo)

Plus tu sais gérer le flux de tâches que tu as à réaliser et plus tu sauras prioriser tes actions. Les listes de tâches sont le premier niveau d'organisation après la gestion de ton agenda.

Choisis ton fonctionnement:

  • Je ne note pas mes tâches et je pense pouvoir les retenir
  • J'écris mes tâches sur des post-it ou des cahiers sans centralisation
  • Je clarifie mes tâches en écrivant l'action physique à réaliser
  • Je centralise l'ensemble de mes tâches à un seul endroit (cahier, carnet, logiciel)
  • Je dispose d'un système centralisé, clarifié avec une technique de priorisation de mes actions

#4 - Gestion des e-mails

Plus tu passes de temps dans ta boite mails, plus tu travailles sur les priorités des autres. La gestion des e-mails, c'est avant tout une question de fréquence et de sollicitation pour être efficace et ne plus se laisser submerger.

Comment gères tu tes emails?

  • Ta boîte mail est ouverte en permanence et se remplit sans discontinuer
  • Tu consultes ta boite mail plusieurs fois par jour
  • Tu disposes de dossiers de traitement dans ta boite mail pour te concentrer sur les bonnes actions
  • Tu as des règles de traitement de ta boite mail ainsi qu'une stratégie de limitation du flux avec tes collaborateurs
  • Tu gères tes e-mails par paquets et tu as une boite mails vide à intervalle régulier.

#5 - Rituels et Amélioration Continue

La mise en place de rituels formalisés mixés avec une amélioration continue de tes pratiques sera la clé de voûte de ta progression vers la réussite.

Classe toi selon ces niveaux:

  • Je ne réalise aucun rituel dans l'organisation de mon travail
  • Je réalise chaque jour un ou des rituels pour choisir mes actions prioritaires
  • Je réalise chaque semaine une revue pour mettre sous contrôle mes activités passées et futures
  • Je prends un moment chaque mois pour contrôler mes avancées sur mes objectifs et mes buts
  • Je réalise 4 fois par an une revue de mes objectifs et mes activités et j'en dégage des pistes de progrès pour me diriger vers la réussite.

#6 - Délégation et Équipe

Il s'agit de ta capacité à déléguer des tâches ou des projets (issus de tes objectifs) afin de te dégager du temps.

La mise en place de la délégation avec une équipe (interne à ton entreprise ou externe via l'utilisation de freelance par exemple) peut permettre de décupler ton temps afin de te concentrer sur ta "zone de génie".

Il est primordial de mettre en place dès le départ une documentation et une animation de tes processus de délégation.

Voici les niveaux progressifs de ce domaine:

  • Je n'ai pas d'équipe ni de sous-traitant pour me libérer du temps
  • Je délègue des tâches ponctuellement à un intervenant
  • Je délègue des tâches importantes et régulières à un/des intervenant(s)
  • Les tâches et projets que je délègue sont documentés en processus pour garantir un niveau de qualité optimal
  • Je dispose d'une équipe interne/externe à mon business à qui je confie des projets documentés et que j'anime à intervalle régulier

#7 - Focus et Énergie

Tu es la personne la plus importante de ton business.

Tu dois savoir gérer ton niveau d’énergie afin de ne plus être au four et au moulin et de pouvoir mieux équilibrer tes actions afin d’avoir une vie plus épanouie.

Voici les niveaux progressifs:

  • Je travaille sur mon activité le soir et le week-end.
  • Je peux être facilement perturbé par des interruptions et/ou je travaille y compris fatigué et je n'ai pas le temps pour travailler la stratégie sur mon business
  • Je dispose de moyens pour gérer les interruptions afin d'être concentré sur mes tâches lorsque je passe à l'action en journée et je passe 50% de mon temps sur le développement stratégique de mon business.
  • Je sais jauger de mon état d'énergie pour choisir les tâches les plus adéquates et je me bloque des créneaux pour travailler dans ma zone de génie.
  • Je gère mon énergie et mes passages à l'action en ayant un équilibre pro/perso/passions.

Pour conclure

Analyser ta situation selon ces 7 piliers, c'est ce que réalisent tous les membres de mes  accompagnements pour cartonner dans leur business tout en gagnant en efficacité.

Cela permet d'obtenir une image très claire de ton organisation, identifier les axes prioritaires à mettre en place et découvrir de nouvelles opportunités de méthodes pour atteindre tes objectifs aussi ambitieux et importants pour toi soient ils.